3-4- Information et communication
L'information et la communication sont essentielles à
la réalisation de l'ensemble des objectifs du contrôle interne.
Elles aident l'organisation à évaluer ses performances et
l'efficacité des opérations.
3-4-1- Information
L'information est nécessaire à tous les niveaux
d'une organisation afin d'assurer un contrôle interne efficace et de
réaliser les objectifs de l'organisation.
Qu'elles soient internes ou externes, financières,
opérationnelles ou liées au respect des obligations
légales et réglementaires; l'ensemble des informations
pertinentes, fiables et appropriées doivent être
identifiées, recueillies et diffusées sous une forme et dans des
délais convenables.
La fiabilité et la pertinence des informations
financières tiennent dans l'enregistrement rapide et le classement
adéquat des données relatives aux transactions et
événements afin de présenter des états financiers
fiables aux responsables.
De la même façon, les informations concernant les
opérations telles-que: les transactions (achats, ventes, autres), les
informations relatives au contexte économique (concurrence,
marché, demande globale, etc.) Et aussi les informations liées
aux lois et réglementations en vigueur (lois de finance, taux de change,
imposition, etc.) sont toutes fondamentales dans le cadre de la
préparation des états financiers et de la réalisation des
objectifs.
Ce sont les systèmes d'information qui permettent
d'identifier, recueillir, traiter puis diffuser des rapports contenant les
informations nécessaires à la prise de décisions.
Ces systèmes d'information peuvent être
informatisés, manuels, ou une combinaison des deux.
La capacité des responsables à prendre les
décisions appropriées est tributaire de la qualité de
l'information; celle-ci doit donc satisfaire aux critères suivants :
+ Adéquation (l'information nécessaire est-elle
présente ?);
+ Délai (est-elle disponible en temps voulu ?);
+ A jour (est-ce la dernière information en date
disponible ?);
+ Exactitude (est-elle correcte ?);
+ Accessibilité (peut-elle être obtenue
aisément par les parties intéressées ?).
En vue de garantir la qualité de l'information et des
rapports, de s'acquitter des activités de contrôle interne et des
responsabilités et d'accroître l'efficacité et l'efficience
du suivi, le système de contrôle interne en tant que tel et
l'ensemble des transactions et des événements importants doivent
faire l'objet d'une documentation exhaustive et claire (par exemple, par le
biais d'organigrammes et de descriptifs). La documentation existante devra
pouvoir être consultée à tout moment.
La documentation du système de contrôle interne
doit comprendre l'identification de la structure et des politiques d'une
organisation et de ses catégories d'opérations, ainsi que ses
objectifs et procédures de contrôle. Toute organisation doit
disposer de documents écrits reprenant les composantes du processus de
contrôle interne, notamment ses objectifs et ses activités de
contrôle.
L'ampleur de la documentation relative au contrôle
interne d'une organisation varie, toutefois, en fonction de la taille de
l'organisation, de sa complexité et d'autres facteurs du même
type.1
3-4-2- La communication
A la base de la communication se trouve l'information. C'est
pourquoi la communication doit répondre aux attentes de groupes et
d'individus en leur permettant de s'acquitter efficacement de leurs
responsabilités touchant à l'exploitation, à la
présentation des informations financières ou encore au respect
des lois et des règlements.
La communication est dépendante de la culture de
l'organisation et repose également largement sur les solutions
technologiques déployées (messagerie, workflow, intranet, etc.).
Elle peut également être diffusée à travers
différents supports tels que les manuels, notes internes ou avis
affichés.
3-4-2-1- La communication interne
Au sein de l'organisation et dans l'ensemble de sa structure,
une communication efficace doit circuler de manière ascendante,
transversale et descendante. Chacun doit savoir en quoi ses activités
sont liées à celles des autres afin de pouvoir détecter
une anomalie, en déterminer les causes, ou prendre des mesures
correctives.
L'un des canaux de communication essentiels est celui qui
relie la direction à son personnel. La direction doit être tenue
au courant de la performance, de l'évolution, des risques et du
fonctionnement du contrôle interne, ainsi que de tous les autres
événements et problèmes pertinents. Par le même
canal, la direction signale à son personnel les informations dont elle a
besoin, lui renvoie son appréciation sur ses activités et lui
fait connaître ses consignes. Elle doit également assurer une
communication spécifique et ciblée sur les comportements qu'elle
souhaite transmettre. Il doit en résulter une déclaration claire
sur la philosophie et l'approche de l'organisation en matière de
contrôle interne, ainsi que des délégations de pouvoir
explicites.
3-4-2-2- La communication externe
La communication établie entre le management et les
interlocuteurs externes tels-que : les fournisseurs, les actionnaires, les
autorités de tutelle, les analystes financiers doit avoir un
réseau efficace de communication qui permet de collecter et de diffuser
les informations essentielles afin d'avoir un éclairage précieux
sur le fonctionnement du système de contrôle interne.
En se basant sur les données provenant de la
communication à la fois interne et externe, le management doit prendre
les actions nécessaires et entreprendre à temps des
opérations de suivi.1
3-5- Pilotage
Les systèmes de Contrôle Interne évoluent
avec le temps, ainsi que la manière dont les contrôle sont
appliquées. Ils peuvent se révéler efficaces pendant un
certains temps, du fait qu'ils aient été conçus pour
répondre à une situation donnée, et devenir insuffisants
une fois la situation changée. Le management devra donc
déterminer si le système de Contrôle Interne est toujours
pertinent et à même de s'appliquer à de nouveaux risques
liés à des conditions nouvelles.
Les opérations de pilotage permettent de s'assurer de
l'efficacité et du bon fonctionnement du système de
Contrôle Interne. Ce processus implique l'évaluation critique, par
le personnel approprié, de la manière dont les contrôles
sont conçus, des délais d'exécution et de la façon
dont sont prises les mesures nécessaires.2
3-5-1- Opérations courantes de
Pilotage
Les activités courantes de gestion et de supervision,
ainsi que les analyses comparatives, les rapprochements d'informations et
autres tâches courantes, constituent les opérations permettant
d'exercer un suivi de l'efficacité du Contrôle Interne.
Dans cette optique, nous allons citer des exemples
d'opérations courantes de pilotages :
> La conduite de leurs activités
régulières de gestion permet aux responsables
opérationnels de s'assurer que le système de Contrôle
Interne continue de fonctionner, et les inexactitudes significatives ou les
anomalies par rapport aux prévisions peuvent être très
rapidement décelées.
> Les échanges avec l'extérieur viennent
corroborer les informations d'origine interne ou révèlent des
problèmes.
> L'organigramme de l'entreprise et des procédures
de supervisions appropriées permettent de tester les fonctions de
contrôle et d'identifier les faiblesses.
> Des inventaires physiques permettent de contrôler les
données issues des systèmes d'information.
1 Comité des normes de contrôle interne (Cour des
comptes de Belgique), Lignes directrices sur les normes de contrôle
interne à promouvoir dans le secteur public, p 44.
2 Pricewaterhouse, IFACI, 2004.La pratique du Contrôle
Interne.Paris, édition d'organisation, pp 9 5-96.
> Les auditeurs internes et externes focalisent leur
attention sur la manière dont est conçu le Contrôle
Interne. Ils testent puis émettent régulièrement des
recommandations sur la manière dont le Contrôle Interne pourrait
être renforcé, en donnant à la Direction des informations
utiles liées à l'analyse des ratios Coûts /
Bénéfices.
> Séminaires de formation, réunions de
planification, et autres rencontres de ce genre, permettent à la
Direction de soulever des points spécifiques éventuellement
révélateurs de faiblesses de contrôle, mais
également de connaître le niveau de sensibilisation des
participants à ces questions.
> Il est périodiquement demandé au personnel
de confirmer, de façon formelle, qu'il comprend le code de conduite de
l'entreprise et s'y conforme. Ces déclarations peuvent être
contrôlées par le management ou les auditeurs internes.
Ces opérations courantes de surveillance couvrent
d'importants aspects de chacun des éléments du Contrôle
Interne.1
3-5-2- Evaluations Ponctuelles
Des opérations de surveillance effectuées de
façon ponctuelle peuvent être l'occasion de déterminer si
les opérations courantes de surveillance continuent d'être
efficaces.
3-5-2-1- Etendue et fréquence
Les évaluations du Contrôle Interne varient en
étendue et en fréquence, en fonction de l'importance relative des
risques couverts par les contrôles, d'une part, et des contrôles
visant à les réduire, d'autre part.
La fréquence de ces évaluations est liée
aux types de contrôles exercés. Ces derniers couvrent les domaines
à haut risque, dans le cadre d'évaluations spécifiques, ou
peuvent être réalisés de manière globale lors de
l'évaluation du système de Contrôle Interne dans son
ensemble en prenant en compte les éléments du Contrôle
Interne ainsi que la catégorie d'objectif.
Ces évaluations prennent souvent la forme
d'auto-évaluation. Les personnes responsables d'une unité ou
d'une fonction, déterminent elles-mêmes l'efficacité des
contrôles, chacun dans son domaine.2
1 Pricewaterhouse, IFACI, 2004.La pratique du Contrôle
Interne.Paris, édition d'organisation, pp 97-9 8.
2 Coopers, Lybrand, 2002. La nouvelle pratique du Contrôle
Interne.Paris, édition d'organisation pp 98-100.
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