Management d'un projet ERP : Harmonisation des systèmes d'informations dans le cas d'une fusion

Chapitre 3 : Notions sur les ERP

Section 1 : Définitions de l'ERP

L'ERP (Enterprise Resource Planning) est définit comme étant « un sous-ensemble du système d'information capable de prendre en charge la gestion intégrale de l'entreprise, incluant la gestion comptable et financière, la gestion de la production et de la logistique, la gestion des ressources humaines, la gestion administrative ainsi que la vente la gestion des ventes et des achats »^23(*).

Cela offre pour principal avantage de faire parfaitement communiquer les différentes grandes fonctions de gestion de l'entreprise. Il intègre les caractéristiques globales suivantes :

· la gestion effective de plusieurs domaines de l'entreprise par des modules intégrés ou des progiciels susceptibles d'assurer une collaboration des processus ;

· l'existence d'un référentiel unique de donnée ;

· l'adaptation rapide aux règles de fonctionnement (professionnelles, légales ou résultant de l'organisation interne de l'entreprise) ;

· l'unicité d'administration du sous-système applicatif;

· l'uniformisation des interfaces homme-machine (mêmes écrans, mêmes boutons, même famille de barre de menu, même touches de fonctions et de raccourci, etc.).

En plus des ERP, il existe dans certaines organisations des systèmes dits « spécifiques » ou encore non standards, de conception « maison », développés sur mesure, que l'on ne trouve pas sur le marché. La proportion entre ERP et systèmes spécifiques est très variable d'une entreprise à l'autre.

Section 2 : Raisons et enjeux de la mise en place d'un ERP24(*)

La démarche de choix d'un ERP est adaptée à un contexte. Principalement, l'harmonisation et la modernisation des systèmes d'information de gestion pour répondre aux besoins d'évolution de l'organisation de l'entreprise.

Les contextes qui motivent les entreprises à intégrer un ERP dans leur système d'information sont extrêmement divers. Plusieurs raisons sont souvent à l'origine de ce choix :

· créer de la valeur : réduction de coûts, réduction du temps, amélioration de la productivité, de la qualité du service, de l'efficacité fonctionnelle, meilleure gestion des ressources, meilleure prise de décision, suivi de la performance;

· s'appuyer sur un système unique et cohérent ;

· centraliser les informations et faciliter leur circulation ;

· disposer des fonctions de pilotage et d'analyse décisionnelle ;

· organiser les flux d'information internes et externes ;

· transférer à un tiers compétent la charge de maintenance corrective et d'évolution des applications de façon à se focaliser sur les aspects « métiers » de l'entreprise.

Mais le choix d'un progiciel par rapport à un nouveau développement spécifique représente surtout une certaine sécurité et simplicité. L'entreprise voit aujourd'hui de nombreux avantages à adopter un progiciel. En effet, les logiciels spécifiques sont souvent générateurs de développements coûteux et risqués, d'un coût de maintenance élevé dans la mesure où la direction des systèmes d'information est seule face à une application, de coûts de développement comparables à celui d'un nouveau développement d'applications spécifiques lors d'inévitables évolutions. Sans compter l'obsolescence possible des matériels et logiciels de base qui les supportent et la perte de compétences sur cette application.

Dans les cas des progiciels, les maintenances et évolutions de produits, pour ce qui concerne les technologies ou les changements de réglementations, sont prises en charge par les éditeurs et les coûts sont repartis. L'entreprise n'est plus isolée et peut s'appuyer sur une communauté d'utilisateurs susceptibles de peser, plus ou moins sur les éditeurs de leurs progiciels.

Néanmoins, le principal frein à l'adoption d'un ERP est qu'il ne peut pas répondre intégralement aux spécifications fonctionnelles des utilisateurs et qu'il ne permet pas forcément le respect et la prise en compte de l'organisation de l'entreprise. Aucun éditeur ne présente de solutions immédiatement opérationnelles dans tous les environnements précis de ses clients.

* ²³ LEQUEUX Jean-Louis, Manager avec les ERP, Edition Organisation, 2002, page 10.

* ²⁴ DUBRRY Pierre, Article sur le « Retour d'expérience ERP », Club d'Informatique des Grandes Entreprises Françaises (CIGREF), 1999, page 11.