Management d'un projet ERP : Harmonisation des systèmes d'informations dans le cas d'une fusion

Section 2 : Risques32(*) et FCS d'implantation d'un ERP

Aussi importants que soient les bénéfices potentiels associés à la mise en place d'un ERP en entreprise, l'élément risque demeure. La revue CIO^33(*) rapporte que « 31% des entreprises ayant participé à une enquête sur l'implantation de solutions ERP indiquaient que leurs projets avaient dépassé leur budget, alors que 36% dépassaient leurs échéances ». C'est pourquoi la gestion du risque est importante dans ce type de projet. Quatre principaux risques majeurs sont identifiés pour l'implantation d'un ERP :

· Mauvaise qualité du système : la déficience d'un système est évaluée sur les critères suivants : fiabilité, efficacité, portabilité, profitabilité, convivialité, vérifiabilité et facilité de maintenance. La mauvaise qualité du progiciel peut mener à l'abandon du projet. Cette conséquence peut avoir des impacts relativement graves sur la santé financière de l'entreprise, sur la capacité de l'organisation à opérer, et sur la qualité des relations avec la clientèle.

· Dépassement du budget : le dépassement du budget correspond au fait que le projet a consommé davantage de ressources que prévues initialement. Cela peut entraîner l'abandon du projet.

· Dépassement de l'échéancier : le dépassement de l'échéancier correspond au fait que l'implantation d'un progiciel ERP a eu une durée plus grande que ce qui a été initialement prévue. Le non respect de l'échéancier peut avoir des impacts importants, surtout en présence de dates butoirs.

· Insatisfaction des utilisateurs : l'insatisfaction des utilisateurs a deux dimensions. Elle peut survenir en réaction au système ou en réaction au processus d'implantation. Dans le premier cas, cela est dû à une inadéquation entre les caractéristiques du système et les tâches que les utilisateurs ont à effectuer. Dans le deuxième cas, cela est dû au manque de participation des utilisateurs ou à l'ampleur du changement effectué durant l'implantation ; le changement engendré par le progiciel peut toucher plusieurs fonctions de l'entreprise selon le nombre de modules implantés et ainsi modifier radicalement les tâches des utilisateurs.

Tout au long du projet, plusieurs facteurs de risque peuvent intervenir et affecter la probabilité de matérialisation des conséquences indésirables.

1. Etudes préliminaires

Trois grandes catégories de facteurs sont identifiées : la taille du projet, le manque d'expertise de l'équipe l'environnement organisationnel.

· La taille du projet : les recherches ont démontrés que les petits projets sont généralement plus faciles à mener et présentent moins de chances d'échouer. Une équipe de projet faisant une évaluation du risque et constatant que la taille entraîne une probabilité d'échec aura plusieurs possibilités. Elle pourra réduire la taille du projet en le découpant par phases. Une autre manière de découper le projet est d'attaquer un nombre limité de fonctions de l'entreprise.

· Le manque d'expertise : les projets informatiques demandent une expertise importante et toute lacune peut mener à des conséquences désastreuses. La complexité inhérente aux implantations de progiciel rend cette expertise critique. Une analyse de risque permettra de mettre en relief l'expertise disponible et d'identifier avant le démarrage du projet les zones où une expertise complémentaire est nécessaire. Une équipe de projet responsable identifiera les mécanismes à mettre en place pour obtenir cette expertise (formation, embauche, recherche de consultants, etc.).

· L'environnement organisationnel : l'environnement dans lequel le projet se déroule a une grande influence sur ses chances de succès. Il faut considérer les ressources qui seront disponibles pour la réalisation du projet. Il faut ensuite évaluer le climat général, une organisation où les rôles sont mal définis, où il y a des conflits et où les différents départements ne sont pas habitués de collaborer peut être sujet à risque.

* ³²BERNARD Jean Grégoire, RIVARD Suzanne, AUBERT Benoît, Article « Rapport de projet : Evaluation du risque d'implantation de progiciel », CIRANO, 2002, pages 1-35 ;

* ³³ Revue de presse CIO concernant la Gouvernance des Systèmes d'Information, 2003.