7 Les moyens
de communication dans l'entreprise
LES SUPPORTS ECRITS
7.1.1.1
L'affichage :
· Objectifs :
- informer : information inédite ou d'accompagnement /
rapidement
- sensibiliser : (sécurité, qualité,
projet d'entreprise)
- annoncer une visite
· Avantages :
- simple, souple d'utilisation
- peu onéreux
- ampleur et rapidité de la diffusion
- fort impact si bonne qualité de la conception
(photos)
· Ecueil :
- vieillissement : renouveler rapidement
7.1.1.2 La revue
de presse :
· Objectifs :
- informer le public interne des articles publiés dans
la presse concernant l'entreprise et son environnement
· Avantages :
- assurer une ouverture sur l'environnement
- sensibiliser les salariés à l'image externe de
l'entreprise
- entretenir une image de transparence
- renforcer l'impact d'un événement propre
à l'entreprise amplification par effet d'écho
- susciter l'attitude de veille
· Ecueils :
- temps de collecte des articles ou coût de la
sous-traitance
- définition du périmètre de collecte
- péremption rapide de l'information
7.1.1.3 La
boîte à idées :
· Objectifs :
- faire circuler l'information remontante = donner la parole
aux salariés, de façon anonyme ou non
- recueillir les suggestions
· Avantages :
- interactivité
- coût faible
- anonymat qui facilite l'expression
· Ecueils :
- ne pas répondre aux questions, comportement
suicidaire
- moyen de contourner la hiérarchie = la
décharger de sa mission d'écoute ?
- appauvrissement des relations interpersonnelles
- lourdeur du système d'analyse des suggestions
7.1.1.4 Le
flash :
· Objectifs :
- informer rapidement le personnel
- compléter ou modifier une information déjà
diffusée
- annoncer un évènement important ou une
décision
- informer tout le personnel au même moment
· Avantages :
- rapidité, souplesse
- simultanéité de la réception dans tous les
sites
- s'adapte à tous les types d'information
- coût faible
- moyen complémentaire d'autres supports
· Ecueils :
- vieillissement très rapide : la non-fraîcheur
de l'information discrédite le support
- information brute, peu détaillée et peu
pédagogique
- abus de son utilisation : le flash ne doit pas être
galvaudé, sous peine de ne plus être lu
- manque de chaleur
ORAL, AUDIOVISUEL, D'AUTRES SUPPORTS
1) Les réunions :
- D'informations
· Objectifs :
- faire se rencontrer les salariés dans une ambiance
agréable
- fêter un évènement
- renforcer l'appartenance à une communauté
· Avantages :
- entretenir un climat social détendu
- ton naturel proche e la vie sociale
- occasion parfois de désamorcer des conflits naissants
- coût très faible
· Ecueils :
- temps
- coûts éventuels de réception
- non-disponibilité ou refus de participation
- D'expression
Loi du 4 Août 1982 : « Les
salariés bénéficient d'un droit à l'expression
directe et collective sur le contenu et l'organisation de leur travail, ainsi
que sur la définition et la mise en oeuvre d'actions destinées
à améliorer les conditions de travail dans
l'entreprise ».
Etendue de l'obligation : obligation de
négocier et pas de conclure ; négociation au niveau
entreprise ; et pas de nouvelle répartition des pouvoirs.
Difficultés de fonctionnement : En 1999,
seulement 29% des entreprises déclarent pratiquer le droit d'expression
des salariés. Ce faible pourcentage s'explique par :
difficultés d'animation, absence de conclusion, absence de suivi et
lassitude des participants.
Comment dynamiser l'expression des salariés ?
Former les animateurs, instituer l'obligation de réponse, éviter
de se référer à la loi mais plutôt aux actions
engagées, impliquer l'encadrement et enfin revoir la fréquence et
la durée des réuni
2) La vidéo :
· Objectifs :
- informer ponctuellement ou régulièrement
(journal vidéo)
- convaincre, séduire
- sensibiliser le personnel sur un thème :
sécurité, qualité, environnement
- conférer un certain prestige à un
événement (exemple : vidéo de la réunion
annuelle des cadres)
· Avantages :
- fort impact malgré la tendance à la
banalisation de l'image
- compréhension, adhésion et mémorisation
facilitées
- public large
· Ecueils :
- coût
- forte déperdition du message
- ne pas faire de l'image pour l'image : banalisation
- attention à l'humour : effet amplificateur
positif ou négatif
3) L'audit interne :
L'audit interne est une activité indépendante et
objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré
de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les
améliorer, et contribue à créer de la valeur
ajoutée.
Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en
évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses
processus de management des risques, de contrôle, et de gouvernement
d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur
efficacité.
Soit:
« Tout ce que devrait faire un manager pour s'assurer
de la bonne maîtrise de ses activités, s'il en avait le temps et
les moyens »
· Caractéristiques
- d'évaluation indépendante
v L'auditeur interne doit être rattaché au niveau
le plus haut de la hiérarchie
v ne peut pas intervenir comme opérationnel
v ni exercer un contrôle des personnes (contrôle
interne ou inspection)
- d'assistance du management
v Optimaliser le fonctionnement de l'organisation
v Encourager un contrôle efficace à un coût
raisonnable par des:
§ enquêtes et analyses
§ évaluations
§ recommandations et avis
§ informations
v Le manager à une obligation de résultats
v L'auditeur interne a une obligation de moyens:
§ méthodologie et normes
§ indépendance
§ pas d'implication opérationnelle
- d'appréciation du contrôle interne
v Le contrôle interne c'est l'ensemble des actions
entreprises par le management et le personnel en vue de fournir une assurance
raisonnable quant à la réalisation des objectifs.
v L'audit interne est une fonction d'appréciation et
d'évaluation dont la tâche essentielle est, notamment, la
validation du contrôle interne.
· Intervient
- sur mandat de la haute direction
- dans le cadre d'une mission générale
· Privilégie
- le conseil
- la coopération avec les audités
· Les différents types d'audit
- Audit opérationnel
- Audit de conformité
- Audit financier
- Audit de management
- Audit stratégique
- Audit I.T. & I.S.
- Audit de sécurité
Bien d'autres outils et supports sont disponibles pour
communiquer dans l'entreprise : la note d'information, l'avis financier,
la lettre circulaire, les portes ouvertes, la balade dans l'entreprise,
l'entretien annuel ou biannuel, le minitel, le journal interne etc. Mais la
liste est exhaustive. Nous avons jugé qu'il n'était d'aucune
nécessité de les développer plus précisément
tant la liste est longue Cela dit il ne faut pas les négliger pour
autant car ils peuvent tous avoir leur importance suivant le type, la taille de
l'entreprise concernée et bien entendu selon la sensibilité du
personnel à chacun de ces outils
4) L'intranet:
Définition : L'Intranet est un
réseau privé d'entreprise, utilisant les techniques de l'Internet
(courrier électronique, liens hypertexte et moteurs de recherche), mais
en circuit privé (réservé aux membres d'une même
entreprise). Il permet, à moindre coût et en toute
sécurité, le transport et le partage de textes, d'images et de
son, entre les différents membres d'un groupe, quel que soit l'endroit
où ils se trouvent.
De plus, l'Intranet offre généralement un moyen
d'accès à l'Internet, mettant ainsi à la disposition de
ses utilisateurs des sources d'information et de communication externes.
Intranet : une opportunité pour renforcer la fonction
communication interne
L'Intranet induit de sérieux bouleversements dans les
mentalités et les modes de fonctionnement. En effet, il n'est plus
nécessaire d'être dans une même unité
géographique pour réfléchir et travailler ensemble. Les
forums de discussion se multiplient à l'échelle de l'entreprise,
à l'instar de ce qui se passe sur l'Internet. Des liens professionnels
se créent, d'un autre type, basés sur la seule contribution
intellectuelle.
L'abolition des frontières dans le temps et dans
l'espace et l'échange d'une information en simultané entre tous
les collaborateurs favorisent la réactivité de l'entreprise.
Cette coordination peut s'avérer déterminante lors de la prise de
décisions importantes au siège : changement d'orientation
dans la production, une nouvelle politique des prix, l'aboutissement de
négociations salariales sont ainsi pris en compte simultanément
par toutes les entités de l'entreprise
L'annuaire-organigramme électronique représente
une de ces opportunités. Il se révèle être
indispensable à la fonction communication interne sur l'intranet :
il donne l'état précis et détaillé de la liste de
l'ensemble des individus connectés au réseau. Il délimite
ainsi l'ensemble des possibilités de connexions entre personnes, et
permet ainsi de déterminer qui doit recevoir quel message.
L'implication de la direction générale est un
facteur critique de réussite. Le rôle d'entraînement du
directeur général est décisif pour légitimer des
projets nécessairement transversaux, supposant une collaboration entre
les services qui n'ont pas toujours l'habitude de travailler ensemble. Pour un
souci d'exemplarité, les responsables doivent être les premiers
à s'en servir.
Après la direction générale, ce sont les
collaborateurs qu'il faut sensibiliser, puis accompagner dans leur
découverte de l'outil intranet. Ils doivent être convaincus de son
utilité concrète. Pour cela, la fonction communication interne
peut proposer des formations par niveau à l'ensemble des
salariés.
Enfin, disposant de davantage d'outils et moins soumis
à un système hiérarchique dans leur recherche
d'information, les salariés sont incités à passer d'une
logique d'obéissance à une logique de responsabilisation et
d'autocontrôle. Chaque employé peut participer aux échanges
d'informations et laisser libre cours à sa créativité. Ils
peuvent à la fois plus communiquer et surtout partager davantage.
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