3)- Activité de contrôle Constatations et
réponses obtenues
Il existe des procédures pour chacune des
activités de l'entreprise, mais elles sont dans quelques cas anciennes
ou non actualisées. Pour cela, le management est actuellement en train
de les revoir conformément aux normes ISO auxquelles Air Algérie
doit se conformer afin d'être certifiée.
Certains services ne disposent pas d'une copie du manuel de
procédures, qui leur permet d'avoir une assurance raisonnable et une
protection suffisante, que leurs actions et choix entrepris sont corrects et
conformes aux directives de la Direction.
Les procédures ne sont pas appliquées de
manière adéquate dans certaines opérations et un manque de
contrôles est à noter.
La documentation est complète en ce qui concerne les
transactions et événements se déroulant au sein du
siège Air Algérie. Cependant des erreurs humaines liées
à la comptabilisation de certaines opérations ou à un
autre enregistrement, peuvent se produire. Ces erreurs sont
détectées puis corrigées lors de l'établissement
des rapprochements et balances générales, et ne
constituent pas un risque majeur pour l'entité, et leur
traçabilité est donc aisément effectuée
Conclusions/Mesures à prendre
Pour régler le problème de non
disponibilité des manuels et de leur non mise à jour, les
services concernés doivent en référer à la
Sous-Direction Etudes, Procédures Réglementation afin de leur
faire parvenir une copie du manuel ou de revoir les procédures qui sont
devenues caduques.
Il est très fortement recommandé de revoir la
méthode de traitement de certaines opérations et de mettre en
oeuvre les contrôles appropriés, et sensibiliser le personnel au
niveau des services de traitement comptable quant à l'importance de
l'information financière fiable.
4)- Information et communication 4-1)- Information
Constatations et réponses
obtenues
La Direction et le personnel reçoivent des informations
externes grâce aux sites Internet, aux revues et magasines provenant des
partenaires avec lesquels Air Algérie est conventionnée, mais
aussi grâce à la commission des marchés qui leur fait
parvenir les informations dont ils ont besoin. Les nouvelles
réglementations et informations d'ordre économique sont
transmises à la S/D Etudes Procédures et Réglementations
afin d'élaborer les procédures et les notes adéquates.
Cette Sous-Direction transmet à son tour ces procédures et notes
à tous les services et départements concernés par ces
changements. Elle accuse dans certains cas un léger retard dans la
communication, selon l'importance de l'information à transmettre, mais
ce retard est généralement rattrapé grâce aux
communications verbales.
L'entité ne dispose pas d'un système d'information
performant comparé à la technologie dont dispose ses concurrents
étrangers.
Conclusions/Mesures à prendre
L'entreprise doit investir dans les nouvelles technologies,
afin de faciliter le traitement et l'accomplissement des tâches
quotidiennes de son personnel, encourager le perfectionnement de son personnel
expérimenté quant à l'utilisation de ces nouvelles
technologies et les sensibiliser d'avantage pour montrer toute l'importance que
revêtent les systèmes d'information dans le monde actuel, surtout
dans une activité aussi spécifique et complexe que le domaine de
l'aviation.
Elle doit également prévoir un mécanisme
permettant la modification de ces systèmes en cas de besoin.
4-2)- Communication Constatations et
réponses obtenues
L'entreprise a mis en place des moyens de communication pour
que le personnel travailleur et notamment celui de la Sous-Direction
Trésorerie, prennent connaissance de manière adéquate de
ses tâches et responsabilités.
Ces moyens incluent les manuels d'organisation, de
procédures ainsi que les textes réglementaires externes.
Dans le cas où des faits sont détectés,
et ne correspondent pas aux attentes du management en matière
d'objectifs et de missions à accomplir, plusieurs moyens de
communication sont envisageables, dans le but d'apporter les modifications et
actions correctives. On peut citer: Téléphone, fax, Telex relance
vers les unités et personnes concernées, etc...
Dans le but d'améliorer et de maîtriser les
activités de la trésorerie, les responsables restent à
l'écoute des suggestions formulées par le personnel.
La communication entre les différents
départements et services est plus ou moins correcte; sauf en ce qui
concerne les contrats conclus, où dans certains cas, quelques personnes
ne reçoivent pas les informations en temps voulu, et sont
informées de la conclusion de la transaction tardivement.
Conclusions/Mesures à prendre
Les actions suivantes doivent être envisagées pour
améliorer l'efficacité avec laquelle la communication
s'établit:
+ Développer un code de conduite formel.
+ Les responsables de la Sous-Direction Trésorerie
à tous les niveaux doivent encourager le personnel à formuler des
suggestions constructives qui pourraient être bénéfiques
pour le bon fonctionnement des opérations et activités.
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