Management d'un projet ERP : Harmonisation des systèmes d'informations dans le cas d'une fusion

Section 2 : Mise en exploitation, test et évaluation

La période de basculement ou de mise en exploitation devrait être choisie judicieusement. La date de fin d'exercice est la mieux adaptée aux logiciels comptables. Le déploiement au fil de l'eau est moins brutal mais plus gourmand en énergie. Le déploiement en Big bang (bascule complète sans maintenir l'ancien système en parallèle) est très risqué, mais évite la double gestion. Pour Gabon Telecom, un calendrier de déploiement en trois étapes est prévu :

· Etape 1 : Le nouveau système est reconnu et les transactions qui y sont opérées, sont correctes et reconnues par l'organisation. Pendant cette période des modifications transitoires sont installées et servent d'interface pour s'assurer que le système cible et le système patrimonial sont cohérents.

· Etape 2 : Les 2 systèmes vont cohabiter. Selon des règles strictes les membres de l'organisation pourront effectuer des transactions dans un système ou dans l'autre.

· Etape 3 : Le nouveau système est accepté définitivement et seuls sont reconnues les transactions effectuées avec le nouveau système, l'ancien système n'est plus reconnu.

Après le basculement, des traitements post-bascules doivent être faites, ceci permettra de fiabiliser les données et une cellule support renforcée doit être mise en place pour faire face à une augmentation des demandes, pour analyser et corriger au plus vite les éventuelles anomalies.

Les différentes phases de test sont effectués par les key users et l'équipe chargée de l'intégration, ce sont : la mesure des écarts, les tests unitaires, les tests d'intégration et les tests fonctionnels. Une évaluation sera faite à la fin de chaque test.

Section 3 : Accompagnement au changement43(*)

Le projet ERP a un impact sur les processus de l'entreprise et sur les pratiques des utilisateurs. Ainsi une politique de communication doit être mise en place. Elle consistera tout au long du projet à informer et sensibiliser les utilisateurs, à faire comprendre ce que le nouveau système induira comme changement pour chacun, à faire adhérer le personnel et à obtenir des acteurs qu'ils s'investissent dans la mise en place du projet. Pour cela, il faut former les employés dans la perspective d'une appropriation et d'une exploitation optimale de l'outil, privilégier la performance de l'entreprise plutôt que la performance de chacun. Ainsi, une formation devra être donnée aux informaticiens internes, aux utilisateurs clés et aux utilisateurs finaux.

Section 4 : Maintenance et Support du produit

Après la mise en place de l'ERP, une maintenance doit être faite. Tout d'abord, au travers des mises à jour. Maintenir c'est aussi le faire évoluer dans le sens de la croissance de l'entreprise et des nouveaux besoins. On ne peut évoquer la maintenance sans également parler du support. Pour que le support soit optimal, Gabon Telecom a définis des rôles en amont : Le support de niveau 1 par des employés de l'entreprise. Le support de niveau 2 par l'intégrateur. Le support de niveau 3 par l'éditeur. Pour ce qui est des moyens mis en oeuvre, il y a la hotline et l'intervention sur site.

* ⁴³ Cabinet Faurie, «  ERP et Conduite du Changement », Paris, 2006.